Voici la façon la plus simple et la plus performante de rédiger des documents à partir de notes, avec l’IA, tout en facilitant la lecture.

Produire des documents clairs, précis et lisibles, sans y passer des heures, est un défi quotidien pour tout professionnel. C’est encore plus vrai pour les métiers de la construction, où l’ajout de photos, s’il est systématique, reste fastidieux et largement manuel. Sur ce sujet courant les pratiques restent archaïques, générant perte de temps, de qualité et se traduisant très concrètement en perte d’opportunités.

De nombreux logiciels existent pourtant, et pour ne citer que Word, le principal, leur usage est tellement répandu qu’ils semblent la solution indispensable à toute personne devant écrire un document. Ces logiciels figurent parmi les plus anciens et les plus populaires jamais créés. Mais la majorité des outils leaders sur le marché ont été conçus il y a plus d'une décennie, et leurs concepts n'ont quasiment pas évolué depuis leur création, alors que nos attentes, les technologies et les pratiques de rédaction de documents ont, elles, considérablement évolué.

1️⃣ Word, l’outil n°1 pour la rédaction de documents

Word est le n°1 mondial

En effet, tout le monde sait utiliser Word, soit pour partir de page blanche, soit en partant d’un modèle, et sa flexibilité en fait le système idéal. D’autant plus, d’ailleurs, qu’il est fourni par défaut à tout employé. Pourquoi chercher ailleurs une solution pour préparer des documents ?

Avec Word, on peut faire à peu près n’importe quel rapport, et de façon convenable.

Les statistiques sont sans appel : il y aurait plus de 1,5 milliards d’utilisateurs de Word.

Mais Word a ses limites, que nous connaissons tous

En faisant plus de 50 interviews utilisateurs en 2024, nous avons fait le constat des frustrations et manques de Word, dans un usage quotidien, laissant beaucoup de manipulations manuelles.

Il est temps de compléter Word

Les limites de Word, dont la liste ci-dessus est un aperçu non exhaustif, nous font souvent souhaiter qu’une innovation majeure en fasse un logiciel du passé, dont la richesse et la souplesse serait réservée à des besoin finalement assez rares, laissant la place à des solutions plus adaptées à un usage quotidien et moderne d’écriture de document.

On se prend à espérer changer, mais sans savoir comment faire, où aller, quelle solution apprendre alors qu’on ignore si elle restera pérenne pour compléter Word durablement.

Pour prendre en main cette évolution, d’aucuns se tournent en priorité vers des logiciels spécialisés.

2️⃣ Les outils spécialisés développent la productivité… pour certains documents types

Chez finalcad nous en avons fait l’expérience, en démarrant en 2011, un an après l’arrivée de l’iPad. Alors que le concept de tablette était nouveau, nous avons mis tous nos efforts pour apporter ces outil aux chantiers de construction, avec des atouts qui en on fait une solution idéale pour les chantiers, surtout comparée avec les PC portables de l’époque.

On comprend pourquoi les chantiers ont, depuis lors, normalisé et généralisé l’usage des tablettes. Enfin, pas encore suffisamment, mais c’est une autre histoire.

L’automatisation des documents augmente la productivité

Chez finalcad nous l’avions compris, ce sont les documents réguliers et ayant toujours la même structure qui sont source de gains de productivité. Pour prendre un exemple que nous connaissons bien, parlons de la liste de réserves en fin d’un chantier de construction.

Nous avons automatisé ces documents, aidant les équipes chantier à en générer des centaines de milliers, générant ainsi plus d’un million d’heures de gains de productivité.

Mais tous les documents ne sont pas standardisables

Seulement voilà. Automatiser la production d’un document, ça demande une standardisation.

Et s’il est vrai que cela convient pour des usages très normés tels que la levée de réserves, ça n’est qu’un process métier parmi de nombreux autres. Voici une liste non exhaustive de documents que nous avons dû générer à l’époque Finalcad :

• Contrôles qualité

• Visites QSE

• Constat de presqu’accident

• Bons à fermer

• Suivi des intérimaires

• Chiffrage

• Travaux supplémentaires

• Réception d’engins

• Journal de chantier

• Suivi des matériaux

• Mise en service

• Inventaire

• …

Et à chaque document son contenu, sa trame, ses contraintes. Une solution standardisée, sur étagère, n’est alors plus adaptée pour apporter ce gain de productivité à toutes les équipes, dans tous les process. Comment combiner la souplesse d’un Word avec l’automatisation d’un logiciel métier ?

Est-il possible d’automatiser la production de tous les types de documents ?

Il est possible de mettre en place des balises, pour faire rentrer les données d’un logiciel métier dans un document Word, et cette solution semble théoriquement pertinente. Au prix d’un paramétrage fastidieux, il est alors possible de déployer des gains de productivité sur tous les documents des différents processus métiers.

Voici le principe de fonctionnement, qui se développe d’ailleurs, par exemple chez d’excellentes entreprises telles que Kraaft :

En effet, si l’on peut librement insérer toute donnée d’un logiciel métier dans un document Word sur lequel on maîtrise la forme, ça devrait être parfait non ?

Eh bien non. Dans les faits, ça n’est pas la façon dont ça se passe.

Pour plein de bonnes raisons, il y a excessivement peu de personnes qui prennent le temps de prendre en mains ce type de solutions, et l’on retourne à sa pratique, simple, triviale, mais archaïque, de tout faire “à la main”, avec nombre de clics, de copier-collers, etc.

En effet, la mise en place de ce type de solution reste bien souvent confidentiel.

Les raisons de cet échec sont multiples :

• Il faut mettre en place un nouveau process ;

• Il faut trouver, pour chaque processus métier, une personne responsable du paramétrage ;

• Il faut que le logiciel métier ajoute cette possibilité ;

• Il faut que le modèle de documents dans Word soit configuré ;

• Il faut maintenir les modèles à jour, lors des évolutions du système permettant de passer les données du logiciel métier dans le document Word ;

Et finalement, alors que tout le monde ou presque utilise Word au quotidien, comment demander à quelques personnes de paramétrer le modèle parfait pour tous les collègues ? Le goulot d’étranglement rend la mise en place impossible, et tout le monde retourne à son usage de Word, renonçant à mettre en place des évolutions pourtant plus que nécessaires.

3️⃣ Notre mission : créer une manière plus agréable et efficace de rédiger et lire des documents, à partir de notes, avec l’aide de l’IA

C'est pourquoi nous avons décidé de lancer there. Nous voulions repenser une nouvelle norme pour la rédaction et le partage de documents, et partager notre réflexion et nos outils avec toutes les entreprises. Notre vision est de créer une manière plus agréable et efficace de rédiger et lire des documents, à partir de notes, avec l’aide de l’IA.

Et voici la façon dont nous abordons notre mission

• Offrir une excellente expérience utilisateur, centrée sur la vitesse et l’efficacité. C’est un outil que vous allez utiliser plusieurs fois par jour : nous voulons qu’il soit simple, clair, complet afin de vous aider dans votre travail, sans le gêner.

  
  

• Automatiser les tâches manuelles. Et si l’import de photos, l’export en PDF, la compression d’un PDF, ou encore les multiples copier-collers n’étaient plus qu’un mauvais souvenir ? Nous éliminons les multiples démarches manuelles en les intégrant et en les automatisant.

  
  

• Aller plus loin que Word et les PDF. Nous ne voulons pas remplacer les mails et les PDF, mais vous aider à les produire plus facilement. Mais nous ne nous arrêtons pas là, en ajoutant notamment une expérience de lecture moderne et riche pour vos destinataires. Chacun devrait pouvoir lire ou écouter un rapport comme il l’entend ou demander un résumé personnalisé.

there couvre l’ensemble des étapes, des notes à la lecture en passant par la rédaction

• Faciliter la prise de notes. Si OneNote est un bon outil, ou Apple Notes, ou encore votre bloc notes papier, il n’en demeure pas moins qu’à l’usage les limites sont nombreuses. Il suffit de parler de l’import de photos, ou de la ressaisie dudit carnet de notes, pour que l’on reconnaisse ne pas en être pleinement satisfait. Notre mission est de la rendre facile, complète, et d’intégrer votre carnet de notes papier.

  
  

• Développer l’écriture intelligente. Passer des notes au rapport, c’est souvent reprendre ses notes courtes, avec des fautes de frappes, et les développer en les reformulant, en les précisant, et en corrigeant l’orthographe. Et parfois même en les traduisant dans une autre langue pour certains clients. Les évolutions de l’IA pour ces tâches de reformulation, traduction, synthèse et correction sont suffisamment mûres pour être rendues courantes, et cette vision est intégrée dans there, dès la conception.

  
  

• Envoyer sans effort. L’envoi d’un rapport prend plutôt 5mn que 10 secondes, et ça ne devrait pas être le cas. Nous voulons vous faire oublier les manipulations mécaniques dont vous ne devriez pas vous charger, et vous aider à vous concentrer sur la rédaction du bon message, pour vos destinataires. Et pour vous éviter de relancer les destinataires pour savoir s”ils ont pris en compte le document, nous développons le suivi des lectures, afin de faciliter les échanges et d’éviter les relances inutiles

  
  

• Lecture adaptative des documents. Alors que les mails y compris professionnels sont lus en majorité sur mobile, l’affichage des documents n’est pas adapté. Il est temps d’évoluer, pour une lecture plus confortable, et adaptée à chaque destinataire. Notre approche est sans friction, mobile, et veut donner le choix de la lecture à chacun : complète, résumée, vocale, en conversation avec le rapport lors d’un trajet en voiture… lire un document ne ressemblera plus à l’expérience des années 90.

  
  

• Créer des modèles dynamiquement. Pour créer un nouveau document, on repart souvent du dernier que l’on copie, avant de le “remettre à zéro” et de recommencer sur la base de cette trame. Une solution alternative est de créer des modèles de documents. Nos 53 interviews nous ont confirmé ce que 10 ans de finalcad nous avaient enseigné : en majorité, on préfère dupliquer un ancien rapport, ou partir d’une page vierge, que partir d’un modèle. Nous souhaitons vous aider à faire ce que vous faites déjà, en développent un duplicata intelligent, qui automatise ce que vous faites au quotidien, naturellement.

Vos prochains documents seront-ils dans there ?

Ce n'est qu'un début, et bien d'autres choses suivront. Le voyage sera long et riche, et nous sommes ravis de partager nos apprentissages et nos réflexions au fur et à mesure de nos avancées.

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David et Jimmy